Cẩm nang công tác văn phòng

110 Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. Thông tin có thể được phân loại theo các tiêu chí sau: I. Phân loại theo kênh tiếp nhận: 1. Thông tin có hệ thống: là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ, hệ thống đã định sẵn. Đó là các bảng tin hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo hàng năm của các tỉnh, các bộ gửi về Chính phủ; báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo hàng năm của các quận, huyện gửi về UBND tỉnh... Loại thông tin này có đặc điểm là thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất, và tuyệt đại đa số là do cấp dưới gửi lên cấp trên. 2. Thông tin không hệ thống: là những thông tin được cập nhật ngẫu nhiên, không có dự kiến trước về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện, thường có liên quan đến những việc bất ngờ xẩy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động, song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin. II. Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin: 1. Thông tin tra cứu: là những thông tin đưa đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có tính quy