Cẩm nang công tác văn phòng

123 Thông tin thứ cấp còn được gọi là thông tin thư viện, song không phải lúc nào chúng cũng được “moi” ra từ thư viện, mà có thể từ những gì mà ta đọc được hàng ngày từ báo chí, tài liệu phát sinh từ công việc hàng ngày. Trong hoạt động này cần lưu ý: - Không nên đánh giá quá cao sách vở mà bỏ qua báo chí, hoặc ngược lại. - Hãy sử dụng những tuyển tập hệ thống văn kiện định kỳ có liên quan. - Hãy sử dụng những dữ liệu đã được vi tính hoá. - Hãy chú ý đến những công cụ và thuật ngữ đã được các tác giả khác sử dụng. - Hãy lưu ý những trích dẫn từ trong nguồn tài liệu đang có. - Hãy sử dụng những tài liệu có tính hướng dẫn, cẩm nang. - Đừng bao giờ bỏ qua mục “Danh mục tài liệu tham khảo” trong các tài liệu hiện có. - Luôn luôn ghi chép những thông tin mà cảm thấy sẽ có ích cho công việc không chỉ trước mắt mà có thể còn lâu dài. Những thông tin thu thập được nên ghi lại trên “phiếu ghi thông tin”. Mỗi phiếu chỉ nên ghi một nội dung mô tả theo vấn đề, song việc phân loại thì lại nên