Cẩm nang công tác văn phòng

127 2. Thu thập thông tin: được tiến hành theo các kênh, các hệ thống phân loại ổn định. Thông tin có thể được thu thập từ các nguồn khác nhau (qua hệ thống thông tin báo cáo định kỳ theo quy chế, qua hội họp, giao ban, qua việc đi nắm trực tiếp cơ sở...), bằng nhiều cách (nhận theo quy chế, mua, mượn, trao đổi...), qua một số công đoạn nhất định (bắt đầu tra tìm, tiến hành tra tìm, kết thúc tra tìm). 3. Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin: thông qua việc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu; hệ thống hoá, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp. 4. Cung cấp, phổ biến thông tin: nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp (phổ biến tại hội nghị, yết thị, qua các kênh thông tin đại chúng...). 5. Bảo quản, lưu trữ thông tin: nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài. Quyền của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước trong việc phát ngôn và cung cấp thông tin