Cẩm nang công tác văn phòng

151 Chức năng thammưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ thể là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần trách coi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng. Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó, do đó văn phòng có vai trò sau đây: - Trong quá trình hoạt động, các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua các văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít còn tuỳ thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của mỗi tổ chức nhưng nhất thiết phải có văn phòng (hay phòng hành chính) để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này. Với vị trí hoạt động đa dạng này mà nhiều người đã gọi văn phòng là cửa ngõ kiểm soát thông tin của tổ chức. - Là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị trong mọi hoạt động. Do văn