Cẩm nang công tác văn phòng

152 phòng trợ giúp cho nhà quản trị về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên. Mối quan hệ này một phần quan trọng xuất phát từ đặc điểm cuả quản lý thông tin, phần khác là do việc cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý điều hành tổ chức. - Là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và rất phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc người đứng đầu tổ chức uỷ nhiệm cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết theo yêu cầu quản lý. - Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý, nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền liên tục với hoạt động quản trị tổ chức. Với vị trí trên đây, văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.