Cẩm nang công tác văn phòng

158 Trong trong hợp khi khai mạc đã thực hiện nghi thức nhà nước, thì lúc bế mạc cũng cần thực hiện những nghi thức nhất định, thí dụ: làm lễ hạ cờ. Việc phát lệnh chào cờ cần được thực hiện trang nghiêm. Sau khi kinh mơi cac vi đai biêu va toan thê hôi nghị đưng dây lam lê chao cơ, sẽ phát lệnh chào cờ: “ Nghiêm ! Chao cờ !”. Sau đó, hô: “ Thôi ! Xin kính mời hôi nghị nghỉ .” Biên bản cuộc họp Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính dùng để ghi chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận của hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị; là cơ sở để ban hành các văn bản như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, v.v...; để kiểm tra việc thực hiện các quyết định của hội nghị. Biên bản là văn bản chính thức đầu tiên là cơ sở để thực hiện hoạt động quản lý điều hành, bởi lẽ những kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp có giá trị thực hiện đối với các đối tượng có liên quan. Vì vậy, trong biên bản cũng cần lưu ý ghi rõ những người được giao nhiệm vụ và thời hạn thực hiện).