Cẩm nang công tác văn phòng

159 Biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc vào một thời gian nhất định sau đó. Về cách thức biên bản có thể ghi: - Chi tiết. - Theo diễn biến chính. - Những kết quả (hoặc kết luận). Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính để nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã được bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp. Biên bản hội nghị là một bộ phận cấu thành hồ sơ hội nghị và cần phải được ban hành đúng theo quy định. Về nội dung, nó thường gồm hai phần: - Phần dẫn: giới thiệumục đích cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nghị sự, chủ toạ, thư ký, giới thiệu đại biểu tham dự. - Phần nội dung: ghi diễn biến sự kiện - diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu quyết (nếu có) thông qua các văn kiện, lời kết thúc và bế mạc. Nội dung biên bản phải được ghi chép chính xác, cụ thể, trung thực các số liệu, sự kiện, không suy