Cẩm nang công tác văn phòng

160 đoán chủ quan, mà đi vào trọng tâm, trọng điểm, không diễn giải lan man. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang. Nội dung các phát biểu nếu có văn bản kèm theo thì chỉ ghi tên người trình bày và ghi “xem văn bản kèm theo”; nếu không có văn bản thì ghi tóm tắt nội dung. Cuối biên bản ghi thời gian kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Biên bản hội nghị phải được tối thiểu phải có hai người ký. Thông thường đối với biên bản cuộc họp, hội nghị chủ tọa và thư ký hội nghị sẽ ký xác nhận. Một số loại biên bản đòi hỏi mọi thành viên thẩm quyền có mặt đều phải ký xác nhận (Thí dụ: biên bản họp hội đồng quản trị). Biên bản nộp lên cấp trên, chuyển giao chính thức cho cơ quan, tổ chức khác theo quy định phải được đóng dấu hợp pháp. Dấu được đóng lên chữ ký của chủ toạ phiên họp. Nếu là biên bản họp giao ban hàng tuần với cùng một danh sách thành viên, nên chuẩn bị một mẫu thường dùng tương tự như trên bằng một file .doc để rút ngắn thời gian viết biên bản.