Cẩm nang công tác văn phòng

162 Chất lượng, hiệu quả cuộc họp x. Nâng cao chất lượng, hiệu quả cuộc họp Chủ trì cuộc họp x. Người chủ trì cuộc họp Chuẩn bị nội dung cuộc họp Hiệu quả cuộc họp phụ thuộc rất nhiều (90%) vào sự chuẩn bị, cân nhắc, tính toán cấu trúc giao tiếp trong quá trình tiến hành cuộc họp, vào sự đánh giá, rút kinh nghiệm sau cuộc họp. Việc chuẩn bị cho cuộc họp bắt đầu từ việc xác định tính cần thiết của nó. Mọi cuộc họp đều phải có một phạm vi cụ thể và càng hẹp càng tốt. Người điều hành cuộc họp cũng cần đưa ra mục tiêu đạt tới và trong một thời gian giới hạn. Những thông tin này cần phải được truyền đạt tới những người tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành. Việc xác định phạm vi phải mang tính mệnh lệnh. Nếu không, cuộc họp sẽ không có hồi kết, không đi tới đâu, triền miên, kéo dài nhiều giờ và để lại ấn tượng xấu với những người tham dự. Vì vậy, cần hệ thống hóa việc thực hiện chương trình nghị sự với những mục tiêu cần đạt tới. Người chủ trì, đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm chuẩn bị trước về mục đích, nội dung, dự kiến kết quả của cuộc họp.