Cẩm nang công tác văn phòng

163 Những mục tiêu và nội dung của cuộc họp cần được thảo luận kỹ lưỡng. Cần xác định rõ mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp. Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian. Một cuộc họp được triệu tập phải có lý do chính xác là để làm gì. Hãy huỷ bỏ cuộc họp, nếu như không có gì đặc biệt cần thảo luận, nếu không cần thông tin hoặc ý tưởng của người khác, hoặc nếu người triệu tập đã đưa ra quyết định cần phải làm gì, hoặc lôi cuốn mọi người tham gia vào chỉ làm cho kế hoạch của mình trở nên phức tạp. Cuộc họp cần được triệu tập nhằm phổ biến thông tin tới nhiều người một cách nhanh chóng hoặc không muốn viết tất cả trên văn bản, nhất là khi cần có ý kiến đóng góp của mọi người. Các cuộc họp hữu ích là là các cuộc họp giúp giải quyết được vấn đề, củng cố sự ủng hộ hoặc chuẩn bị cho một hành động quan trọng. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản.