Cẩm nang công tác văn phòng

164 Cần lập kế hoạch cho các phần công việc trong cuộc họp một cách cẩn thận: - Xác định vấn đề cần bàn là gì, các giải pháp nào cho chúng. - Chuẩn bị tốt các tài liệu sẽ phát ra. - Hãy nêu các ý tưởng của mình trên quan điểm có lợi cho tổ chức như thế nào, có lợi cho những người tham gia và không tham gia như thế nào. - Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung phải chuẩn bị chu đáo, đảm bảo chất lượng và gửi trước tài liệu, nội dung họp cho văn phòng (phòng hành chính hoặc thư ký lãnh đạo) để gửi cho các đại biểu dự họp trước một khoảng thời gian nhất định (thí dụ: trước 3 ngày). Những nội dung cuộc họp được trình bày trong chương trình nghị sự. Người chủ trì cuộc họp phân công cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung cuộc họp, bao gồm thành phần tham dự, thời gian, nội dung cuộc họp và chuẩn bị phương án kết luận cuộc họp nếu cần thiết. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo