Cẩm nang công tác văn phòng

165 ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản và có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, cấp độ mật. Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản toàn văn còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Chương trình nghị sự Văn bản liệt kê các chủ đề cần được thảo luận phù hợp với cấu trúc của cuộc họp. Nói cách khác, chương trình nghị sự cuộc họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu của cuộc họp, là tài liệu ban tổ chức để sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho tất cả những người dự họp. Việc phân phối chương trình họp có hai mặt: điểm mạnh là nó cung cấp những nội dung để mọi người theo sát buổi họp, nhưng điểm yếu là nó có thể làm cho những người tham dự bị rối và bị lôi cuốn sang những vấn đề mà ban tổ chức chưa sẵn sàng trình bày trong buổi họp. Chẳng hạn, nếu hạng mục thứ năm của dự án là vấn đề kỹ thuật, các kỹ sư dự họp có thể muốn đi ngay vào mục đó. Nếu cần giải quyết những vấn đề khác trước thì chính ban tổ chức phải bám chặt lấy chương trình đã ấn định. Nếu tiến hành một cuộc họp về tiến độ của dự án, thì có thể sử dụng kế hoạch thời gian thực hiện của dự án đó làm chương trình họp.