Cẩm nang công tác văn phòng

166 Trong mọi trường hợp cần có sự chuẩn bị chương trình cuộc họp thật kỹ lưỡng. Chương trình phải được chuẩn bị bằng văn bản viết. Nếu có thể, hãy phát bản chương trình đó cho các bên tham gia càng sớm càng tốt (ít nhất là trước ngày họp 1 hôm). Chương trình nghị sự được định trước không hề làm cho cuộc họp quá gò bó, khiến mọi người không thể sáng tạo tự do hoặc làm cho bầu không khí quá nghiêm trang. Thực ra, chương trình chỉ như một bản đồ định hướng để đến đích cuối cùng. Dù thế nào thì chương trình cũng giúp cho mọi người cảm thấy yên tâm rằng cuộc họp này có nội dung gì đó, dẫn chúng ta tiến thêm một bước về phía trước. Trong chương trình nghị sự trình bày những nội dung công việc cần tiến hành trong thời gian họp; xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm (tiến hành; báo cáo hoặc tham luận). Nên sắp xếp những nội dung công việc trong chương trình nghị sự trên cơ sở tâm lý học. Những vấn đề “hóc búa” cần được thảo luận kỹ càng nên đặt vào khoảng thời gian giữa cuộc họp, khi mà sưc lực và trí tuệ của những người tham dự ở trạng thái hưng phấn (đỉnh cao) nhất. Những vấn đề cấp bách không đòi hỏi nhiều thời gian bàn luận nên đặt lên hàng đầu, còn những vấn đề “đơn giản”, “vụn vặt”, “linh tinh” nên để đến cuối cuộc họp.