Cẩm nang công tác văn phòng

174 6) Quy trình nào đã được thực hiện? 7) Những gì người chủ trì đã nói để điều khiển cuộc họp có đạt yêu cầu không? 8) Tất cả mọi người tham dự đều tham gia vào thảo luận không? 9) Những quyết nghị được thông qua có đạt yêu cầu không? 10) Biên bản có phản ánh tiến trình cuộc họp và đúng thể thức không? Đăng ký đại biểu khi vào tham dự hội nghị Để đón tiếp đại biểu được chu đáo ban tổ chức cần có bảng chỉ dẫn về địa điểm và thủ tục đăng ký; hướng dẫn các đại biểu về địa điểm họp, thảo luận tổ, nhóm, địa điểm đỗ xe. Nơi (Bàn) đăng ký đại biểu phải được bố trí tại nơi dễ nhận biết, dễ tìm, đủ rộng rãi (hoặc số lượng bàn) để tránh chen lấn, xô đẩy; được trang trí lịch sự, giấy tờ được sắp xếp ngăn nắp. Việc đăng ký (ghi danh, ký xác nhận) được tiến hành lần lượt theo thứ tự trước sau. Nếu có những đại biểu được ưu tiên thì phải xếp bàn riêng và có biển chỉ dẫn. Đối với những hội nghị lớn, nhiều đoàn, nhiều đại biểu nên phân chia các bàn tiếp đón theo đoàn riêng, cá nhân riêng. Các đoàn cũng có thể được phục vụ theo bàn phân công riêng.