Cẩm nang công tác văn phòng

175 Đại biểu cần xuất trình những giấy tờ cần thiết để làm thủ tục đăng ký theo yêu cầu. Lưu ý việc đón tiếp và phát tài liệu cho phóng viên thông tấn, báo chí, chụp ảnh; quay phim, ghi âm (nếu có yêu cầu). Phải chuẩn bị đủ bút, các văn phong phẩm cần thiết khác để sử dụng. Cần nhanh chóng tổng hợp thành phần và số lượng đại biểu tham dự hội nghị báo cáo ban tổ chức và đôn đốc các đơn vị, cá nhân còn thiếu, vắng. Không để hoa, nước uống trên bàn đăng ký, vì sẽ gây khó khăn cho việc đăng ký. Không hút thuốc lá, ăn quà trong khi thực hiện việc đăng ký. Người làm nhiệm vụ đăng ký phải có trang phục lịch sự, phù hợp, giao tiếp ứng xử đảm bảo những yêu cầu về lễ tân; phải có trách nhiệm hướng dẫn những thông tin cần thiết cho khách khi được hỏi. Trong trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết thì chỉ dẫn cho khách nơi liên hệ tiếp theo. Nếu có thu tiền hoặc phát tiền cần chuẩn bị sẵn tiền lẻ, không nên bắt đại biểu phải trả lại, đổi tiền cho nhau. Cần thực hiện việc thu, phát tiền tại bàn riêng; có chỗ riêng (hộc bàn; hộp…) để tiền, không để lẫn vào tài liệu hội nghị. Không để chung với tiền của cá nhân.