Cẩm nang công tác văn phòng

177 - Những lưu ý cần thiết khác: thí dụ, cần đặt trước vé máy bay cũng như khách sạn; khuyến khích đăng ký tham dự qua email; hình thức báo cáo (các phương tịên hỗ trợ như USB, projector…); việc đưa, đón; các mức phí có bao gồm các loại thuế, chiết khấu…; những đối tượng được miễn phí, v.v… - Địa chỉ liên hệ với ban tổ chức, hoặc trực tiếp với những yêu cầu khác, như liên hệ chỗ nghỉ, v.v… - Thời hạn đăng ký. Cần ghi rõ hạn chót. - Những giấy tờ cần thiết để đăng ký khách sạn (Chứng minh nhân dân; Căn cước công dân) hoặc để đăng ký đại biểu (Giấy mời hội thảo). - Những thông tin về người đăng ký tham dự: họ và tên, giới tính; nghề nghiệp, nơi làm việc, học hàm, học vị (nếu cần), địa chỉ liên hệ (Điện thoại; Fax; Email…). Ban tổ chức phân công bộ phận tiếp nhận đăng ký. Bộ phận này có trách nhiệm tổng hợp số lượng và tính chất các đăng ký, báo cáo ban tổ chức để chuẩn bị tiến hành tổ chức họp. Đón đại biểu Việc đón tiếp đại biểu là khâu quan trọng trong tổ chức hội nghị, vì cách thức đón tiếp sẽ để lại ấn tượng ban đầu khó phai cho khách. Những ấn tượng ban đầu hình thành trong đầu óc của ta ngay cả khi không chịu sự chi phối lý trí. Thông thường đó là một