Cẩm nang công tác văn phòng

178 sự đánh giá, một hình ảnh, một nhận xét, một thái độ về đối tượng được hình thành ngay từ giây phút đầu gặp gỡ hay lần đầu tiên gặp gỡ. Và như vậy, thật khó có lần thứ hai để gây được ấn tượng như vậy. Do đó, việc tiếp đón đại biểu phải được thực hiện đảm bảo những yêu cầu nhất định. Đối với những hội nghị lớn, sự kiện long trọng cần có biểu ngữ: “ Nhiệt liệt hoan nghênh các đại biểu về dự… ”, được treo ở cổng chính hoặc phía trên mặt tiền hoặc tiền sảnh hội trường. Khi đi đón tại sân bay, nhà ga, bến tàu, bến xe hoặc tại cơ quan, nhà riêng của của đại biểu (hoặc đoàn đại biểu), căn cứ thông báo của ban tổ chức về ngày giờ cụ thể đón đại biểu (hoặc đoàn đại biểu), thì người được giao nhiệm vụ đón khách phải căn cứ vào thời gian đã được thông báo tập kết tại địa điểm xác định và đi theo xe để có mặt tại địa điểm đón trước khi đoàn đến một khoảng thời gian nhất định (thí dụ: 01 giờ tại sân bay; 15 phút – tại nhà riêng…). trong trường hợp cần thiết phải thực hiện hoặc phối hợp với các nhân viên an ninh kiểm tra an ninh của xe. Nếu đón khách nước ngoài mà những có trách nhiệm không biết ngoại ngữ (ngôn ngữ của người được đón) thì phải có phiên dịch đi kèm. Cần lưu ý khách về việc kiểm tra lại giấy tờ, hành lý… trước khi khởi hành.