Cẩm nang công tác văn phòng

179 Khi đón đại biểu về đến nơi ở (Khách sạn; nhà nghỉ …), người được giao nhiệm vụ đón khách có nhiệm vụ (nếu cần, phối hợp cùng với đại diện ban tổ chức) cùng các nhân viên lễ tân sạn làm thủ tục nhận phòng. Cần khẳng định lại với khách về việc hành lý đã đầy đủ, không có sự thất lạc. Sau đó, triển khai phát tài liệu, thẻ đại biểu và các loại giấy tờ cần thiết khác cho đại biểu, đồng thời thông báo về chương trình tiếp theo, thí dụ: thông báo thời gian địa điểm, ăn sáng, trưa, tối (tùy theo thời điểm đón về cụ thể). Khi tiễn đoàn, về nguyên tắc cũng phải thực hiện những công việc tương tự. Căn cứ vào lịch trình tiễn khách, người được giao nhiệm vụ sẽ phối hợp với thành viên ban tổ chức và nhân viên lễ tân khách sạn làm thủ tục trả phòng cho các đại biểu. Người được giao nhiệm vụ phải thông báo cụ thể cho khách về thời gian ròi khách sạn, thời gian khởi hành của phương tiện đưa tiễn, thời gian khởi hành tiếp theo (Giờ bay; giờ tàu chạy; v.v…) để cho khách sắp xếp thời gian thích hợp. Ngoài ra, trước khi xuất phát phải tiến hành kiểm tra an ninh xe. Phải lưu ý khách về giấy tờ tùy thân, tài liệu, hành lý. Nếu đưa khách di tiếp bằng các phương tiện khác, cần thực hiện các thủ tục cần thiết giúp khách (thí dụ: chịu trách nhiệm làm các thủ tục xuất cảnh; gửi hành lý, v.v…).