Cẩm nang công tác văn phòng

180 Khi đón đại biểu bằng xe ô-tô phải đảm bảo những yêu cầu về nghi thức, bố trí chỗ ngồi trên xe. Trong trường hợp cần thiết phải có biển xe ưu tiên phục vụ đón, đưa đại biểu theo mẫu hướng dẫn chung của cấp có thẩm quyền. Biển ưu tiên cũng cần được phan biệt cho từng đối tượng được ưu tiên, thí dụ: biển ưu tiên A đỏ danh cho xe chở lãnh đạo Đảng, Nhà nước, khách quốc tế, …; biển ưu tiên A xanh - xe bộ ngành trung ương; ban chỉ đạo …; biển xe ưu tiên B xanh - xe lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc … Trong trường hợp khách tự đến dự cần nêu rõ trong thông báo mời địa chỉ đón tiếp, những thủ tục, giấy tờ cần thiết, thời gian đón tiếp, thông tin cần thiết nếu cần để liên lạc (Họ và tên, điện thoại người để liên lạc, tốt nhất là vài ba người trở lên). Cần đón, đưa (rước) đại biểu đúng giờ và đúng điểm hẹn. Việc đón, đưa đại biểu phải dảm bảo các quy tắc xã giao cần thiết, trang trọng, hiếu khách, song đảm bảo tiết kiệm, không hình thức, lãng phí. Bộ phận lễ tân phải trang phục chỉnh tề, trang trọng, thí dụ: nam giới mặc áo sáng mầu, đeo cra-vát, quần âu màu sẫm; nữ - áo dài truyền thống (tùy theo điều kiện, có thể là đồng phục). Trong trong hợp cần thiết phải lập hàng rào danh dự, có thể có cờ, hoa vẫy chào. Động não x. Phương pháp họp; Phương pháp brainstorming