Cẩm nang công tác văn phòng

183 Thông tin mời cần có nội dung như: người được mời, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, các giấy tờ cần thiết mang theo, các yêu cầu nghỉ lại, các khả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí... Việc mời họp có thể được truyền đạt bằng những cách thức khác nhau, như: văn bản; truyền khẩu (mời miệng; qua điện thoại). Về hình thức văn bản cũng có thể khác nhau, tùy theo tính chất của cuộc họp: Giấy triệu tập họp; Giấy mời; Công văn mời; Thông báo; Lịch công tác; Phiếu đăng ký đại biểu, v.v… Lưu ý : - Nội dung mở đầu văn bản mời cần rất ngắn gọn, không nhất thiết phải nêu rõ lý do, mà có thể trình bày thẳng vào chủ đề cuộc họp, thí dụ: Hội nghị .. lần thứ … của … được được tổ chức vào thứ … ngày … tháng … năm 200... Thông qua Hội nghị các đại biểu có thể gặp gỡ, công bố và thảo luận ….; hoặc “Ngày … tháng … năm 200…, … (cơ quan, tổ chức) … tổ chức Hội nghị tổng kết công tác … năm học 200…-200…, trân trọng kính mời … - Các thông tin về thành phần tham gia hội nghị, hình thức tổ chức (Hội nghị toàn thể; đại biểu; tiểu ban; triển lãm …), các lĩnh vực xem xét, các báo cáo, tham luận (toàn văn, bản tóm tắt…); các hình thức và