Cẩm nang công tác văn phòng

184 thời hạn đăng ký, gửi báo cáo, v.v… có thể và trong những trường hợp nhất định nên trình bày riêng biệt và đánh thứ tự để dễ dàng nhận biết và ghi nhớ. - Đối với các báo cáo, tham luận trong trường hợp khống chế số trang cần nêu rõ, thí dụ: “Bản Tóm tắt báo cáo (theo hướng dẫn) dài không quá 200 từ, kèm theo từ khóa và được viết bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, nếu là người nước ngoài thì chỉ cần viết tiếng Anh.” - Trong những trường hợp nhất định (nếu cần) nên kèm theo danh sách các thành viên ban tổ chức, ban thư ký, địa chỉ liên hệ của họ. - Trong trường hợp các đại biểu tham dự phải tự túc chi phí báo cáo, ăn ở và đi lại phải ghi rõ. - Nếu xét thấy cần thiết nhắc nhở các cơ quan, tổ chức, đơn vị hữu quan về sự cần thiết tham dự thì cuối thông báo có thể có những ghi chú cần thiết, thí dụ: “Đề nghị các đơn vị thông báo cho các cán bộ thuộc thành phần tham dự Hội nghị chủ động bố trí thời gian để tham gia và đóng góp ý kiến cho Hội nghị.” - Sau khi đã gửi thư mời nên điện thoại để biết chắc khách mời đã nhận được chưa, liệu có bận rộn hay vướng mắc gì không, hãy hỏi một cách khéo léo để biết họ sẽ đi bao nhiêu người, có kèm theo ai không… Sau đó tổng hợp danh sách cuối cùng để biết sẽ có bao nhiêu người tham dự, thành phần gồm những ai.