Cẩm nang công tác văn phòng

205 vị thế, tứng đoạt những giải thưởng, được phong học hàm, học vị từ khi còn rất giá trẻ, biết nhiều ngoại ngữ, có anh chị em sinh đôi cũng rất nổi tiếng …). Làm như vậy, hội trường còn cảm thấy chính bạn cũng quan tâm đến vấn đề và rất biết tôn trọng họ, cho nên mới nghiên cứu kỹ trước như vậy về các báo cáo viên. Cũng cần hiểu rõ cử tọa – họ là ai? Họ muốn gì? Nếu bài phát biểu nói về việc chống lại việc uống rượu bia khi điều khiển phương tiện giao thông thì không thể bắt đầu bằng việc khẳng định rằng dù thế nào thì bất kỳ ai cũng có quyền tự do chỉ uống có một lon bia thôi mà. Có sao đâu! Tuy nhiên, điều đó sẽ làm cho chủ đề trao đổi không còn ý nghĩa gì nữa. Nhất là làm cho những người có quan điểm đồng tình với nội dung chủ đề trở nên thất vọng và cuộc họp sẽ không thể đạt được kết quả mong muốn. Như vậy, cần bắt đầu bằng những gì làm người nghe hài lòng. Chỉ khi bài phát biểu của bạn làm người nghe “ngứa mắt” (thích thú, cảm thông; phản bác, tức giận…), thì mới có thể được sự ủng hộ của họ. Trong nội dung phát biểu phải thể hiện, bày tỏ được sự cảm ơn đối với những người tham dự, mong đợi sự hợp tác của họ. Lời khai mạc và bế mạc cần ngắn gọn: trong khoảng 5 - 10 phút. Tốt nhất là chỉ nên nói lời khai mạc, giới thiệu chủ đề chính, diễn giả chính và chúc mừng thành công hội nghị. Viết ngắn là việc khó khăn,