Cẩm nang công tác văn phòng

208 L Lắng nghe x. Nghe tích cực Lập hồ sơ cuộc họp Đối với các cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản, còn đối với các hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Việc hoàn thiện các văn kiện cần được tiến hành kịp thời, nhanh chóng. Hồ sơ này thông thường bao gồm: 1) Giấy mời, giấy triệu tập; 2) Danh sách đại biểu; 3) Lời khai mạc; 4) Các báo cáo, tham luận, lời phát biểu; 5) Danh sách những người tham dự; 6) Nghị quyết cuộc họp; quyết tâm thư (nếu có) 7) Biên bản; 8) Lời bế mạc. Lập kế hoạch tổ chức họp Việc họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung cho chu đáo. Kế hoạch hội họp có thể lập cho từng tháng, quý hoặc