Cẩm nang công tác văn phòng

216 truyền đạt chưa bằng cách thử nhắc lại những ý quan trọng. Cần tóm tắt các ý chính và phản hồi rằng mình đang thích thú với nội dung trao đổi. Trong quá trình nghe cần tập trung phân tích, tổng hợp để phát hiện những điểm then chốt có giá trị, sự mâu thuẫn và đánh giá những thông tin thu nhận được. Những người dự họp không chỉ nghe bằng tai, mà còn phải cả bằng mắt và bằng trái tim. Nhiều lúc cũng phải biết nghe nhiều hơn nói. Phải biết bày tỏ sự sẵn sàng tiếp thu chủ đề; tóm tắt những thông tin, làm rõ ý, tâm trạng của những người đối thoại; bày tỏ sự đồng cảm, đặt mình vào vị trí và hoàn cảnh của người khác để hiểu nhau được tốt hơn. Không ngắt lời người khác, không chỉ trích phê phán, áp đặt định kiến của mình cho người ta, hãy để họ trình bày hết ý định, suy nghĩ của họ trước khi hỏi họ hay có ý kiến khác tham gia. Cũng có lúc phải cố gắng giữ im lặng. Sự im lặng không đơn thuần là một trạng thái trong sinh hoạt hằng ngày của con người, mà nó có thể còn được coi như là một cách thức trao đổi thông tin, một ngôn ngữ đặc thù, uyên thâm và kỳ diệu nhất của con người. Nó không phải của riêng một con người nào, hay của một nhóm cá nhân, một dân tộc nào, mà nó là ngôn ngữ chung của nhân loại và mọi người, mọi dân tộc trên trái đất này đều có thể sử dụng được ở chừng mực nhất định và hiểu được nhau. Im lặng không có