Cẩm nang công tác văn phòng

223 Bởi vậy, người chủ trì phải biết cách đối phó với những tình huống bất ngờ, đôi khi phải biết tạo ra các xung động để làm xuất hiện ý kiến của người này hay người khác. Cần phải luôn luôn cho người tham dự biết rằng họ có trách nhiệm tham gia vào cuộc họp. Nếu không đó sẽ không là một cuộc họp nữa mà nó sẽ biến thành một cuộc gặp mặt để thuần túy truyền đạt ý kiến của các cấp lãnh đạo mà thôi. Người chủ trì phải cân nhắc kỹ càng và xác định rõ được: Cuộc họp liên quan đến những ai? Bàn về vấn đề gì? Diễn ra lúc nào và ở đâu? Lúc nào thì kết thúc (Không nên kéo dài cuộc họp mà không có lý do rõ ràng). Đồng thời, cũng phải nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề đặt ra để bàn bạc, nhằm xác định những nội dung liên quan đã được giải quyết, quan điểm xuất phát và tính khách quan của nó, những phản bác có thể; nên đến cuộc họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi có thể được đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người tham gia. Như vậy, người chủ trì phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp. Người chủ trì cũng phê duyệt chương trình nghị sự, chọn người ghi biên bản và tiến hành kiểm tra phòng họp và trang thiết bị (nếu cần). Nhiệm vụ của chủ tọa là “điều khiển luồng thông tin sống động trong bầu không khí trao đổi thật sự dân