Cẩm nang công tác văn phòng

224 chủ và không cho phép ưu tiên bất kỳ một quan điểm nào đó”. Do đó, người chủ trì cần phải là: 1) Nhà ngoại giao khôn khéo; 2) Nhà quản lý kiên quyết; và 3) Nhà tổ chức tài năng. Người chủ trì cần thảo luận trước (sơ bộ) với các đơn vị, cá nhân có liên quan về nội dung họp. Cũng có thể chỉ cần dành vài mươi phút trước cuộc họp để trao đổi như vậy. Điều này sẽ giúp việc điều hành cuộc họp có hiệu quả hơn, khi tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong cuộc họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người chủ trì thiếu năng lực, dễ “nghiêng ngả” sẽ bị lúng túng trong điều hành và cuộc họp sẽ khó đạt được kết quả mong muốn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, việc thảo luận sơ bộ trước cuộc họp nếu không cẩn trọng sẽ trở thành việc “chỉ đạo thống nhất theo cá nhân lãnh đạo”, hoặc thành sự vận động trước (lobby) dẫn tới mất dân chủ. Người chủ trì phải luôn làm gương có mặt trước giờ họp (ít nhất là 5-10 phút). Nếu có người nào đến muộn, vẫn phải bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Trễ giờ họp đồng nghĩa với việc tước đoạt thời giờ của những người khác. Bắt những người đến đúng giờ phải chờ đợi những người đến muộn là một việc hết sức phi lý, không công bằng và vô trách nhiệm. Phần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng. Cần mở đầu sao cho những người tham dự