Cẩm nang công tác văn phòng

225 sẽ có niềm tin là khi kết thúc tất cả mọi người có thể thống nhất với quyết định đã được thông qua. Với vai trò của người điều khiển là trung tâm, người chủ trì phải bảo đảm tôn trọng thực hiện chương trình nghị sự và đặc biệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểu bằng cách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc họp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự. Cũng cần lưu ý là, tùy theo mục đích của cuộc họp, việc tách riêng người chủ trì và người lãnh đạo cao nhất có thể có hiệu quả hơn. Thí dụ, đối với một cuộc họp nhằm mục tiêu tìm ra các giải pháp có tính sáng kiến, đột phá, người chủ trì có chức vụ cao có thể gây ảnh hưởng quá lớn tới việc trao đổi, làm cho các thành viên khác cảm thấy e ngại nói về những điều mới mẻ, và như vậy, việc trao đổi sẽ kém hiệu quả. Họp là hình thức giao tiếp bằng lời nói (miệng) của một nhóm người hoặc tập thể cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động giao tiếp này người ta sử dụng nhiều thể loại phương tiện giao tiếp khác nhau: độc thoại (diễn văn khai mạc và bế mạc của chủ tọa, báo cáo tham luận hoặc phát biểu của những người tham dự), đối thoại (đàm thoại, trao đổi, bàn bạc, thương thuyết, tranh luận…). Từ đó, hiệu quả cuộc họp phần lớn phụ thuộc vào năng lực của người chủ trì, bao gồm: nghệ thuật hùng biện,