Cẩm nang công tác văn phòng

226 kỹ năng lãnh đạo và điều hành công việc. Không gì làm các thành viên cuộc họp thấy bực mình hơn là việc người chủ trì không kiểm soát được cuộc họp. Không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết, bởi lẽ khi một vấn đề được bàn bạc tốn nhiều thời gian quá mức cần thiết, sẽ không còn thời gian để xem xét, cũng như thực hiện các vấn đề khác... Việc giải lao phải được thực hiện đúng chương trình nghị sự. Khi cuộc họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, cần phải nghỉ giải lao nhằm tránh gây căng thẳng, tạo tâm trạng uể oải, mất tập trung theo dõi cuộc họp từ phía những người tham gia. Lúc giải lao cần tránh tiếp tục trao đổi về những vấn đề gay cấn, mà nên để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái. Người chủ trì có trách nhiệm điều hành cuộc họp bám sát thời giờ đã định trên chương trình nghị sự. Một khi có biến động về giờ giấc cần nhanh chóng, khéo léo tìm cách kéo dãn hay thu gọn các nội dung trao đổi để cuộc họp ổn định theo chương trình định trước. Khi thấy phần đông mọi người chỉ có một ý kiến, còn những người có ý kiến không nhiều, người chủ trì nên tìm lời lẽ thuyết phục khuyến khích, động viên thiểu số đó yên tâm, mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu quyết. “Khi người ta nói giống nhau có nghĩa là họ không hề tư duy gì cả”, do vậy những ý kiến trái ngược, đối kháng, thậm chí có vẻ