Cẩm nang công tác văn phòng

227 “sai trái” rất có thể là tiền đề của một cách tư duy và giải quyết mới mẻ, sáng tạo, có tính đột phá, mà nhiều người do lối tư duy “vết mòn”, định kiến chưa kịp, hoặc không thể nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên cân nhắc xem xét kỹ càng trước khi kết luận. Tuy nhiên, người chủ tọa cũng phải tỉnh táo, chín chắn để phân biệt giữa việc đóng góp ý kiến chân thành, có tính xây dựng với việc công kích, nói xấu, “chọc gạy bánh xe”, ở phương diện nào đó tức là phân biệt giữa “phản biện” với “phản đối”, “chống đối”; đồng thời cũng giúp cho những người tham dự nhận biết được điều đó. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Một khi nảy sinh vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, cần dứt khoát đưa ra quyết định cuối cùng (có thể là tạm thời cho đén lúc đó) về vấn đề đặt ra, hoặc để vấn đề đó lại đến cuộc họp sau, khi có đủ điều kiện sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với đơn vị, cá nhân có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác. Những vấn đề chưa được giải quyết do khúc mắc phải được nêu rõ trong kết luận cuộc họp để tránh những ấm ức không cần thiết.