Cẩm nang công tác văn phòng

228 Khi thấy không khí cuộc họp trở nên căng thẳng, ngột ngạt, trầm lắng, mọi người trở nên thụ động, cần có những biện pháp để “phá vỡ tảng băng”, định hình lại diễn biến, thí dụ như: nêu ra câu hỏi (nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào đó); mời người phát biểu hăng nhất tiếp tục phát biểu; pha trò … Sau cuộc họp, trong những điều kiện nhất định, người chủ nên lựa cách trò chuyện ngắn gọn với mọi người. Thông qua đó, sẽ làm cho những thành viên tham dự cuộc họp nhận thấy rằng họ được có vai trò quan trọng, được quan tâm, được lắng nghe ý kiến và như vậy họ sẽ hứng thú khi được mời tham dự cuộc họp khác sau đó. Cũng có thể chào từng ngừơi khi họ ra về với một sự chân thành, biết ơn (thí dụ như đối với cuộc họp tiếp xúc cử tri; họp bỏ phiếu tín nhiệm, v.v…). Người đi họp thay x. Người thay thế Người tham dự cuộc họp Là một trong các thành phần: được mời họp; đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp; được ủy quyền đi dự cuộc họp. Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp người chủ trì họp quyết định thành