Cẩm nang công tác văn phòng

232 gửi kèm hoặc chỉnh sửa trực tiếp vào văn bản cần đề nghị tham gia góp ý. Ý kiến tham gia phát biểu của người dự họp phải ngắn gọn, rõ ràng, đi vào trọng tâm vấn đề, đúng yêu cầu nội dung cuộc họp. Người thay thế Người được cử đi họp thay. Việc cử người đi họp thay phải đúng đối tượng (đảm bảo tính thay thế). Trong nhiều trường hợp, người thay thế phải được sự chấp thuận của người triệu tập họp mới được tham dự họp. Người đi họp thay có thể chỉ được giao nhiệm vụ đến tham dự và sau đó báo cáo lại những nội dung họp, chứ không tham gia phát biểu. Đây là dạng thay thế bị động, không tích cực. Trong trường hợp được giao nhiệm vụ tham gia tích cực (dạng thay thế chủ động, tích cực), người đi họp thay phải chuẩn bị đầy đủ nội dung theo yêu cầu của người uỷ nhiệm (người ủy nhiệm phải trao đổi những thông tin và nội dung của cuộc họp để người đi họp thay có thể tham gia thảo luận tại), có trách nhiệm phát biểu ý kiến tại hội nghị theo chỉ đạo của người uỷ nhiệm (người đi họp thay phát biểu ý kiến, coi như ý kiến của thủ trưởng đơn vị). Người ủy nhiệm phải chịu trách nhiệm về những phát ngôn mà người đi họp thay đưa ra tại cuộc họp.