Cẩm nang công tác văn phòng

236 luận mang tính xây dựng và do đó những kết quả đạt được sẽ chẳng đáng là bao, thậm chí là bế tắc, vô nghĩa. Việc phản hồi phải được thực hiện ngay lập tức sau hành động hoặc sự việc cụ thể nào đó. Khi phản hồi, cần nói rõ và cụ thể trực tiếp về vấn đề, không đi quanh vấn đề; đề cập đến từng vấn đề một, không tổng hợp hết tất cả cùng một lúc. Không nói “xin lỗi” khi phản hồi theo hướng xây dựng (Thí dụ: “ Xin lỗi, cho phép tôi được có ý kiến như sau …”). Khi nhận sự phản hồi có ý tiêu cực nếu thấy hợp lý thì nên chấp thuận, song vẫn khẳng định tự chủ; bản thân, chính kiến của mình (Thí dụ: “Đúng thế, tôi đã có một hai đề xuất hơi quá khả năng thực tế, song đó là mong muốn để chúng ta cố gắng hơn”); hoặc chấp thuận và đề nghị tiếp tục được sự giúp đỡ hay góp ý (Thí dụ: “ Vâng, tôi đã có những sai sót trong quá trình t nh toán, k nh mong được tiếp tục ch dẫn để hoàn thiện trong th i gian tới ”); còn trong trường hợp gấp rút, không kịp ứng phó nên tìm cách trì hoãn (Thí dụ: “ Vâng, có thể những ý kiến đó là đúng, song chúng ta vẫn có thể bàn thêm nay mai vì bây gi đã hết th i gian ... “); v.v… Khi nhận sự phản hồi có ý tiêu cực và bất hợp lý thì nên phản bác lịch sự (Thí dụ: “ Tôi không hề có ý nói như vậy, có lẽ anh (chị) có nhầm lẫn gì chăng ?”; “ Không tôi ch định nói rằng …, anh (chị) nên xem xét lại. ”).