Cẩm nang công tác văn phòng

237 Trong trường hợp chỉ đồng ý với một phần ý kiến phản hồi cũng cần nói rõ (Thí dụ: “ Tôi không đồng ý hoàn toàn với ý kiến như vậy, mặc dù có thể ý về … cũng đáng quan tâm và tôi nên xem xét lại ”). Khi cảm thấy băn khoăn chưa rõ về ý phản hồi thì đề nghị phía phản hồi làm rõ thêm hoặc cho ví dụ cụ thể (Thí dụ: “ Anh (Chị) có thể cho một v dụ cụ thể về vấn đề đó không? ”). Dầu vậy, trong bất kỳ trường hợp nào cũng không nên tỏ ra giận dữ hoặc buồn lòng với những phản hồi tiêu cực, phải cố gắng kiềm chế, bình tĩnh to sự biết ơn, tỏ ra mình biết đã có mắc lỗi nhưng không phải cố tình và sẽ có thể sửa đổi. Khi đáp lại phản hồi nên dùng những từ ngữ mà người có ý kiến đã sử dụng hoặc tóm tắt ý. Hãy tích cực sử dụng các câu hỏi đúng lúc, hợp lý để tìm kiếm sự phản hồi. Hãy sẵn sàng đặt câu hỏi khi có nghi ngờ. Mục tiêu chính của việc hỏi là nhằm khai thác thông tin, kể cả thông tin phản hồi. Song, nó cũng sử dụng để tăng cường nhiệt tình, hướng chương trình theo mục tiêu Câu hỏi phải được đặt ra trên cơ sở dựa vào lòng tin và sự hiểu biết, tránh thái độ đề phòng thiếu căn cứ; coi sự chỉ trích tư tưởng như sự phê phán bản thân; tự vệ máy móc khi bị phản đối. Cần chuẩn bị trước việc đặt câu hỏi, xác định rõ ràng mục đích hỏi, xây dựng câu hỏi ngắn gọn, rõ ràng,