Cẩm nang công tác văn phòng

239 Giọng trung tính nghĩa là phải thể hiện sự bình tĩnh và thoải mái khi đặt câu hỏi. Nó không chứa quá nhiều cảm xúc và phải được hỏi bằng giọng trung hòa, tức là giữ đều âm lượng và hạ giọng ở cuối câu, thay vì lên giọng theo suy nghĩ thông thường. Một câu hỏi trung tính sẽ cho phép người nghe trả lời chân thật hơn mà không cảm thấy khó chịu. 4. Tôi có tập trung vào người nói thay vì vào bản thân không? Khi hỏi, sẽ là phù hợp nếu chúng ta tập trung vào suy nghĩ, tình cảm và niềm tin của người nghe thay vì của người nói, khi đó người nghe, suy nghĩ và cảm giác của họ được đặt vào vị trí trung tâm. 5. Tôi có sẵn lòng lắng nghe câu trả lời không? Hiệu quả phản hồi đích thực chỉ có được khi người hỏi sẵn sàng lắng nghe mọi thông tin ngay cả khi đó là những phản hồi mang tính tiêu cực. Do đó đừng hỏi theo kiểu ra lệnh, mà cần hỏi sao cho người trả lời mong muốn và có thể thật lòng bày tỏ những gì họ nghĩ và cảm thấy. 6. Cần đặt câu hỏi kiểu nào? Các loại câu hỏi bao gồm: câu hỏi dẫn dắt; câu hỏi mở và câu hỏi đóng. Cũng có thể sẽ phải đặt những câu hỏi như: câu hỏi ghi nhớ; câu hỏi giải thích; câu hỏi áp dụng chuyển