Cẩm nang công tác văn phòng

242 Phát tài liệu họp Về nguyên tắc, tài liệu cần được cung cấp cho người người tham dự trước cuộc họp càng sớm càng tốt (nhất là đối với những hội nghị, hội thảo, tập huấn) để có thể được nghiên cứu thích hợp và khi tham gia dự họp các đại biểu có thể đóng góp được nhiều hơn khi họ có thể dành thời gian nhiều hơn để tập trung thảo luận. Tài liệu họp cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để có thể theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp, có thể bao gồm: chương trình nghị sự (nội dung họp đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bài phát biểu soạn trước của nhân vật chính. Tài liệu phải có đủ để phát được cho mọi đại biểu trong danh sách đăng ký. Trong trường hợp cần thiết phải có số lượng dự phòng. Tài liệu có thể được đặt sẵn trên bàn cho từng vị trí đại biểu đã được sắp xếp, bố trí trước. Cũng nên phát các tài liệu theo từng phần của buổi họp để tránh tình trạng đại biểu nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. Đơn giản là vì họ hoàn toàn có thể đọc hiểu những tài liệu đó. Trong trường hợp cần thiết phải lưu ý đại biểu về đặc điểm của tài liệu (mức độ mật; các chỉ dẫn về phạm