Cẩm nang công tác văn phòng

249 nhóm và tạo ra một môi trường nâng cao sự tin cậy và hợp tác. Ưu điểm của phương pháp làm việc nhóm là thành viên của nhóm được khuyến khích trao đổi để có thể hiểu rõ hơn về quan điểm của nhau; mọi người cảm thấy dễ chịu hơn vì họ được thể hiện ý kiến và cảm giác của họ về vấn đề đó, do đó thường là đạt được các quyết định tốt do thông tin được tự do trao đổi. Tuy nhiên, các cuộc họp kiểu này đòi hỏi người lãnh đạo để đóng tốt vai trò dẫn dắt cần có kỹ năng lãnh đạo rất tốt mới đảm bảo cho cuộc họp được thành công. Hơn nữa, chúng cũng thường phải mất nhiều thời gian để có thể kết thúc. Và cũng vì thế phương pháp này không phù hợp đối với cuộc họp với sự tham dự của nhiều (nhóm đông) người. Để tạo bầu không khí trao đổi sôi nổi cần nhấn mạnh tính thực tiễn của vấn đề, đặt ra những nhiệm vụ cụ thể cho những người tham dự. Nên bắt đầu cuộc họp bằng một ý tưởng, lời dẫn thú vị, độc đáo, thậm chí “hài hước”. Sẽ càng hiệu quả hơn những ý tưởng đó được khẳng định trong lời bế mạc lúc cuộc họp kết thúc tựa như việc khẳng định về những mục tiêu của cuộc họp đã đạt được. Sau mỗi một phát biểu của người tham dự, người chủ trì có thể có một vài nhận định, tổng luận sơ bộ về vấn đề đang được xem xét nhằm định hướng cho mọi