Cẩm nang công tác văn phòng

259 hội nghị qua điện thoại là mọi người không nhìn thấy nhau, cho nên sẽ không thực hiện được những thông tin từ ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, điệu bộ. Hạn chế nêu trên sẽ được khắc phục thông qua hội nghị video (Họp trực tuyến). Hội nghị qua video là phương pháp tổ chức hội nghị trong đó mọi người ở các địa điểm khác nhau có thể nghe và nhìn thấy nhau, giao tiếp thông qua máy tính và màn hình phụ trợ. Nó không chỉ cho phép nghe giọng nói giữa các bên, nhìn hình ảnh giữa các bên, mà còn trao đổi tài liệu giữa các bên. Mặc dù đây là hình thức hội nghị còn khá tốn kém, song cũng phải thấy rằng so với việc phải đi lại thì còn rẻ hơn nhiều. Hơn thế nữa nó còn có thể tiết kiệm thời gian. Khi tổ chức hội nghị qua video cần bố trí đại biểu ở mỗi địa điểm trên mỗi cạnh của chiếc bàn hội nghị hình tam giác. Trên cạnh kia hãy đặt màn hình chiếu những người tham dự ở địa phương khác. Theo cách đó các đại biểu có thể quan sát thấy các biểu hiện và cử chỉ của những người ở địa điểm khác. Có thể nhìn thấy từng cử chỉ điệu bộ của nhau sẽ khiến cho các thành viên tham dự cảm thấy như họ đang ngồi cùng một chỗ. Dành cho tất cả các bên tham gia cùng một tập tài liệu như nhau. Phải đảm bảo rằng họ đều được xem một loại thông tin vào cùng một thời điểm, như vậy sẽ giúp mọi người biết được điều gì đang diễn ra, tránh được các hiểu nhầm nhất định.