Cẩm nang công tác văn phòng

263 Cần lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời. Khi cần thiết phải gửi trước đề cương nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến họp được hay không. Cũng cần cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp hay không (có thể họ tham gia qua hình thức điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một chủ đề nhất định). Nên nhớ rằng, nếu làm mất thời gian của nguời khác, họ sẽ không muốn dự cuộc họp lần này và cả những lần sau khi được mời (trừ trường hợp bắt buộc, song uy tín của người triệu tập sẽ giảm). Hãy xác định một cách dứt khoát về thời gian tiến hành cuộc họp. Cần phải tôn trọng lịch làm việc của những người tham dự, và tạo sự thoải mái để họ có thể sắp xếp thời gian dự họp. Hãy luôn phổ biến cho mọi người mục tiêu của buổi họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, đồng thời nhấn mạnh rằng buổi họp sẽ được bắt đầu đúng giờ. Trong trường hợp nhất định người tham dự không có điều kiện tham dự trực tiếp có thể uỷ quyền bằng văn bản trong đó xác định phạm vi, thời gian cho người khác thay mình dự họp. Người được uỷ quyền phải xuất trình giấy uỷ quyền cho chủ toạ hoặc ban kiểm tra tư cách đại biểu cuộc họp trước khi khai mạc. cg x. Người tham dự cuộc họp