Cẩm nang công tác văn phòng

267 tạo ra được sự giao tiếp thật tình và mối quan hệ chặt chẽ, tin tưởng, được mọi người để ý lắng nghe. Với sự tự tin, người ta hay dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất “Tôi/Chúng tôi” để bắt đầu câu. Những câu đó sẽ giúp diễn tả được cảm giác, thái độ, mong muốn của nói, đồng thời cũng giúp người nghe có cảm giác yên tâm, không phải dè chừng lo sự bị tấn công, bởi vì chúng cho phép người nói có thể biểu hiện cảm xúc của mình mà không “chĩa nũi dùi” (chỉ trích trực tiếp) vào người khác. Thí dụ, hãy so sánh: “ Tôi cảm thấy không được hài lòng… ” / “ Anh/Chị làm tôi không được hài lòng… ” “ Tôi nghĩ rằng, nên làm theo cách này sẽ có hiệu quả hơn...” / “ Anh/Chị hãy làm theo phương án này... ”. Những người tự tin thường tập trung tư duy, không phân tán tư tưởng trong lúc phát biểu, nhìn thẳng vào người nghe; nói rõ ràng, không nói chung chung, đủ câu, đúng vấn đề, không rào trước đón sau, vòng vo; phát biểu hết ý, không bỏ dở để người khác phải đoán ý với giọng vừa đủ nghe, nhưng vững chắc, không la lối, không lí nhí; sử dụng đại từ ngôi thứ nhất (Tôi/Chúng tôi); không giả thuyết vô cớ khi đặt vấn đề, thường hỏi “Cái gì?”, “Làm thế nào?” thay vì “Tại sao?”. Đi kèm theo đó, họ có những cử chỉ, phong thái, dáng điệu bình thường, không gò bó, không đe doạ …