Cẩm nang công tác văn phòng

276 thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện. Nếu có thể hoặc cần thiết thì lưu ý đưa ra dự kiến thời gian, địa điểm của cuộc họp lần sau. Thời gian họp x. Thời gian tiến hành cuộc họp Thời gian tiến hành cuộc họp Xác định thời gian của cuộc họp là công việc không kém phần quan trọng. Một cuộc họp thảo luận về các vấn đề trong tuần thì nên được diễn ra vào thứ hai. Còn nếu đó là một cuộc thảo luận ngắn trong nhóm thì có thể tổ chức vào cuối ngày làm việc, và giải quyết vấn đề ngay trong lúc đó. Nếu cuộc họp giải quyết nhiều vấn đề của nhiều bộ phận, đơn vị khác nhau, cần sắp xếp thời gian đi họp khác nhau cho từng người (hoặc nhóm), như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người. Nếu cuộc họp quá dài, cần tạo cho những người tham dự có thời gian để giải lao cần thiết và nội dung đó cũng phải được đưa vào chương trình nghị sự ngay từ đầu. Cần xác định và ấn định ngày, giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành; đối với các đại biểu ở xa cần quy định việc đi lại, bố trí ăn ở... Thông thường họp tham mưu, tư vấn, giải quyết các công việc thông nhật không quá một buổi làm việc. Họp chuyên môn từ một buổi đến một ngày. Đối với các dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài hơn, nhưng