Cẩm nang công tác văn phòng

280 họ có những kiến thức, hiểu biết đến mức độ nào về vấn đề thuyết trình, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe… Và trên cơ sở đó mà điều chỉnh bài thuyết trình cho phù hợp với đối tượng nghe, chọn cách xưng hô, giọng điệu, phong cách trình bày cho phù hợp. Đối với một hội trường có nhiều đối tượng khác nhau, tuổi tác khác nhau, đừng có xưng hô “mình”, “tớ”, cũng không thể xưng là “cháu” hay “em”. Hãy nói “tôi” với mọi người. Để thuyết trình hiệu quả cần chuẩn bị đầy đủ, tốt tư liệu để có được nội dung hướng tới lôi cuốn được người nghe. Hãy dự trù trước những câu hỏi mà người nghe có thể đặt ra và chuẩn bị câu trả lời. Như vậy, cần trả lời được các câu hỏi cơ bản về nội dung trình bày, người nghe, mục tiêu, hoàn cảnh trình bày và nguồn tài liệu. Từ đó mới xác định rõ ràng điểm xuất phát; quyết định nội dung trình bày; săp xêp mạch lạc cac y tương vao cac phân mơ bai, thân bai, kêt bài môt cach logic nhằm làm cho cấu trúc lo-gic trở nên rõ ràng; và quyết định tổ chức tư liệu. Không trình bày những gì không biết, chưa biết hoặc biết chưa rõ, không chắc chắn. Cũng cần có phương pháp ghi nhớ, dự báo những câu hỏi và câu trả lời cho những câu hỏi có thể được đặt ra.