Cẩm nang công tác văn phòng

288 nên họ phải được nghe rõ câu trả lời, chứ không riêng người đặt ra câu hỏi. Nên tiếp tục đứng ở một nơi mà tất cả mọi người đều trông thấy rõ ta nhất, tránh việc đi lại trực tiếp tới cạnh người đặt câu hỏi, vì như vậy sẽ khiến những người nghe khác cảm thấy như “mất bạn”. Khi kết thúc câu trả lời mới chính là lúc nhìn trở lại người đặt câu hỏi và quan sát nét mặt của người đó xem đã thoả mãn với câu trả lời hay chưa. Trong nhiều trường hợp có thể hỏi thẳng người đó về sự thỏa mãn như vậy. Cần lưu ý rằng những câu trả lời ngắn gọn và có trọng điểm sẽ đem lại sự thoả mãn nhiều nhất cho người nghe. Đừng tiếp tục một bài diễn thuyết mới. Việc dành quá nhiều thời gian để trả lời câu hỏi sẽ cho mọi người cảm thấy nhàm chán, nhất là khi câu hỏi chỉ có duy nhất người đặt ra câu hỏi mới thực sự quan tâm! Trả lời câu hỏi kiểu đáp “Có hay không”, đừng diễn giải lòng vòng, hãy nói luôn hoặc “Có” hoặc “Không”. Cần tránh làm căng thẳng thêm (“Lửa cháy đổ dầu thêm”) khi xuất hiện những câu hỏi nặng nề. Hãy xoa dịu nó trước khi trả lời. Và nếu cần thiết phải có kế sách trì hoãn, rồi nhanh chóng chuyển sang câu hỏi kế tiếp. Đối với những người có xu hướng biến việc hỏi thành sự bình luận dài dòng hay bài diễn thuyết của chính họ, hãy nhẹ nhàng, lịch sự ngăn họ lại, thí dụ bằng cách: theo dõi sát tốc độ nói của người đó và khi anh ta/cô ta dừng lại lấy hơi chuẩn bị nói tiếp, hãy