Cẩm nang công tác văn phòng

289 nói ngay: “ Xin cảm ơn ý kiến của anh/chị… Câu hỏi kế tiếp là gì ạ? ”. Liền sau đó phải nhìn xung quanh phòng để giả như xem có ai phát “tín hiệu” muốn hỏi không. Làm như vậy, người hỏi vừa xong sẽ không biết thực sự là bị ngắt lời hay đơn giản là người thuyết trình thực sự nghĩ rằng người hỏi đã kết thúc. Khi trả lời đừng quên rằng việc đánh giá các câu hỏi là điều tối kỵ. Khi đưa ra bình luận kiểu: “Đó là một câu hỏi hay, thật tuyệt vời!” hay “Câu hỏi anh/chị rất đáng để suy ngẫm!”. Liệu có thể khen tất cả mọi câu hỏi như vậy được hay không? Nếu không, tốt nhất là không hỏi như vậy nữa. Khi kết thúc thuyết trình, đưa ra kết luận, cần phải một lời “chốt”. Không nên nói “ Vậy, nếu không còn ai hỏi nữa, tôi xin được kết thúc …”, hãy nói: “ Trước khi tôi kết luận đôi điều, không biết còn ai có câu hỏi không ạ ?”. Khi kết thúc cần khái quát chung về vấn đề. Cố gắng kết thúc phần trình bày một cách “ồn ào”, nhưng không “ầm ĩ”. Dù rằng việc thuyết trình có thành công hay không thì cũng phải cảm ơn những người nghe trước lúc rời bục diễn thuyết. Hãy tính thời gian bắt đầu, kết thúc mỗi một phát biểu và ghi thời gian đó trong chương trình nghị sự phát cho các đại biểu.