Cẩm nang công tác văn phòng

292 Cần khai thác các tính năng (hình ảnh, màu sắc, hiệu ứng trình diễn, tỷ lệ trình bày các thành phần, ...) của các công cụ thiết kế bài thuyết trình (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress, ...) một cách có chọn lọc và phù hợp. Không biến bài trình bày thành một bức họa lòe loẹt với các hiệu ứng chữ nhấp nháy, bay lượn. Việc đó lợi bất cập hại, vì làm phân tán sự chú ý của người nghe đối với nội dung được trình bày. Khi sử dụng trang chiếu cần đảm bảo những yêu cầu kỹ thuật như: trang chiếu (slide) phải có tiêu đề; mỗi trang không quá một chủ đề, không quá 6 nội dung; một nội dung không quá 2 dòng; ngôn từ nhất quán; gam màu và hình ảnh thích hợp; dùng các font chữ chân phương, rõ ràng, cỡ chữ đủ to để dễ đọc (tối thiểu 5mm); các đồ thị, bảng biểu phải bảo đảm tính hợp lý và nhất quán. Khi trình bày không đơn thuần chỉ đọc lại những gì đã trình bày trên các slides. Làm như vậy, người nhìn chằm chằm vào một đống chữ dày đặc trên màn hình sẽ cảm thấy mệt mỏi với việc đọc, còn người khác không có việc gì làm hay hơn là chẳng thèm quan tâm đến những gì đang được đọc, vì bản thân họ cũng biết đọc và có thể còn đọc nhanh hơn. Hãy nhớ rồi người nghe muốn nghe bạn trình bày vấn đề, chứ không phải đến để đọc xem bạn ghi gì trên đó. Thế nên, đừng nhọc công ghi hết tất cả nội dung muốn trình bày lên các slides. Thay vào đó chỉ nên gạch đầu dòng các ý ngắn gọn để người xem có thể nhanh chóng