Cẩm nang công tác văn phòng

294 còn phải làm những gì sau khi cuộc họp kết thúc. Như vậy, người thư ký có những nhiệm vụ như sau: - Nghiên cứu tài liệu để nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp. - Dự thảo chương trình nghị sự (nếu được giao) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian, người thực hiện được xác định cụ thể. Trong trường hợp khác cần nghiên cứu trước chương trình nghị sự để có sự chuẩn bị sẵn sàng. - Nắm được thành phần dự họp để tiến hành mời đến dự. Đơn vị, cá nhân nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại bằng miệng hoặc trong thư mời họp. Tiếp nhận, kiểm tra các phúc đáp về sự tham gia (R.S.V.P. - viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp “Respond sil vous plait”, có nghĩa là “Vui lòng phúc đáp”) và tổng hợp số lượng thành phần tham gia, báo cáo lãnh đạo xem xét, quyết định. - Biên tập các báo cáo (nếu được giao) do các đơn vị, cá gửi tới. Tóm tắt những điểm chính của các báo cáo để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét. - In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp và gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được những tài liệu đó chưa.