Cẩm nang công tác văn phòng

295 - Lựa chọn công cụ xem công cụ nào thích hợp để ghi chép (giấy, máy tính, hay băng ghi âm). Chuẩn bị giấy và bút, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, bút để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số nơi, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của người thư ký là cần thiết, thể hiện sự chu đáo – một phẩm chất chuyên nghiệp không thể thiếu của nghề thư ký. - Đối với cuộc họp sử dụng các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet, v.v... phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc tiến hành việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng. Đặc biệt, đối với các cuộc họp quan trọng, cần lập phương án dự phòng để có thể sẵn sàng thay thế ngay thiết bị hỏng mà không tốn thời gian. - Khi thực hiện việc ghi biên bản, người thư ký phải ý thức được tầm quan trọng của công việc này, nhất là khi bản thân công việc đó chẳng hề nhẹ nhàng, chẳng mấy thích thú, đòi hỏi sự chăm chú, tập trung và những kỹ năng nhất định. Phải chú ý ghi chép cẩn thận những chủ đề quan trọng, trong đó kể cả những ý kiến phản bác từ các thành viên của cuộc họp.