Cẩm nang công tác văn phòng

296 - Đôn đốc, kiểm tra lại cho chu đáo về các khâu phục vụ như phòng họp, thiết bị phục vụ cuộc họp (máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các dây dẫn điện, v.v…); bàn ghế, nước uống, giải khát giữa giờ (Tea Break hoặc Coffee Break), v.v… Đối với các dịch vụ được cung cấp bởi các cơ quan, tổ chức khác cần kiểm tra trước một ngày bằng cách sử dụng thử hoặc phải được cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị. - Bổ sung tên đầy đủ của các tổ chức, cá nhân tham dự cuộc họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, ngày tháng, địa điểm, v.v…Đọc kỹ lại biên bản trước khi trình nộp chủ tọa. Thực hiện kết luận cuộc họp x. Kết luận cuộc họp Tiến hành cuộc họp - Bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Nếu cứ chờ đợi những người đến muộn (bằng cách tranh thủ xem lại tài liệu; trao đổi một vài vấn đề nào đó với vài người đã có mặt…) thì có nghĩa là những người đến đúng giờ không được tôn trọng, đồng thời đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ. - Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp. Nhấn mạnh những điểm cần lưu ý. Nếu không phân phát chương trình nghị sự thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được