Cẩm nang công tác văn phòng

298 - Đảm bảo chương trình nghị sự. Hãy cố gắng hết sức để thực hiện được thời gian đã định. - Trình bày tóm tắt vấn đề (không đọc toàn văn văn bản chuẩn bị trước), nêu rõ vấn đề cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề. Khi phát biểu phải thật ngắn gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, hãy đề nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người chủ trì cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó. - Điều chỉnh “bầu không khí” cuộc họp và hướng hội nghị theo chủ đề (điều chỉnh những báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” hoặc lạc đề). Chú ý các tín hiệu phát biểu và dành thời gian thích hợp cho các đại biểu tham gia ý kiến. - Tạo ra một bầu không khí mang tính chuyên nghiệp. Không cho phép nói chuyện riêng. Phát biểu bằng giọng nói đầy sức mạnh, nghị lực, sử dụng các câu hỏi phù hợp, có các nhận xét và định hướng cho mọi người để cùng thảo luận đi đến thống nhất kết luận cuối cùng. Nếu cuộc họp bị kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, cần kịp thời dừng việc tiếp tục thảo luận; nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch tiếp theo. Phải tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự