Cẩm nang công tác văn phòng

309 Văn phòng có trách nhiệm bố trí phòng họp căn cứ vào tính chất cuộc họp, số lượng đại biểu, khả năng phòng họp, khả năng phục vụ và theo thứ tự ưu tiên nhất định, thí dụ: a) Các cuộc họp do lãnh đạo cơ quan chủ trì; b) Các cuộc họp do lãnh cơ quan uỷ quyền cho thủ trưởng đơn vị chủ trì; c) Các cuộc họp của đơn vị, bộ phận; d) Các cuộc họp khác. Việc bố trí phòng họp cần đảm bảo những yêu cầu về mục đích họp (nội bộ, hội thảo, đàm phán, giao dịch…); tính chất nội dung cuộc họp, số lượng người tham dự; sự bảo đảm an ninh, bảo mật, tính vệ sinh, thẩm mỹ … Phòng họp phải được bố trí hợp lý với số người tham dự, sao cho tạo cho tất cả đều cảm thấy thoải mái và tập trung vào nội dung cuộc họp. Khi phòng họp quá lớn so với số người tham dự sẽ tạo cảm giác không gian bị loãng và tâm lý xa rời của những người tham gia. Không nên thay đổi địa điểm thường xuyên. Những cuộc họp giao ban, nội bộ, nhóm có thể tổ chức trong phòng họp cố định. Việc lựa chọn địa điểm đóng vai trò quan trọng. Địa điểm họp nên tạo được sự thoải mái cho những người tham dự cũng như được trang