Cẩm nang công tác văn phòng

338 khác nhau mọi người biết vai trò của mình, giúp phát huy được hết năng lực đóng góp ý kiến của người tham gia. Mặt khác hạn chế được tình trạng những người cùng phòng ban ngồi gần nhau để nói chuyện, gây lộn xộn, mất tập trung. Sơ đồ bàn thường có thể được bố trí theo kiểu “chủ tọa”, “bàn tròn”, “kiểu Anh”, “kiểu Pháp”, v.v… Ngồi kiểu “chủ toạ”: chỗ ngồi của vị trí chủ tọa trong phòng họp phải được ưu tiên hàng đầu, bởi đây là vị trí lãnh đạo, cần phải thể hiện được sự uy quyền và tiếng nói của người đó. Chính vì thế, ghế của vị trí này trong phòng họp phải khác với những ghế còn lại, chọn ghế có phần tựa lưng cao, chất liệu tốt, để tạo thêm sự tự tin, vững chắc cho người ngồi. Vị trí đặt có thể là đầu bàn hoặc cuối bàn họp nhưng phải hướng ra cửa, hoặc cách xa vị trí cửa nhất, để có thể dễ dàng bao quát hết các phòng họp, nhân viên và đối tác. Kiểu ngồi họp này thường sẽ được áp dụng với bàn hình chữ nhật, chủ tọa ngồi 1 đầu, còn tất cả những người còn lại sẽ được sắp xếp đều ra 2 bên. Kiểu “chủ toạ” này rất phổ biến, đặc biệt là với những cuộc họp ban lãnh đạo, giao ban, …Có thể thấy: dáng bàn hình chữ nhật biểu hiện cho quyền lực của người đứng đầu, bàn càng dài thì quyền lựa càng lớn. Do đó, kiểu bàn này được sử dụng trong các phòng ban điều hành hơn là các phiên hợp tác.